Solicitud privada de ofertas
Se podrá invitar a participar en un proceso de contratación a determinadas personas para que presenten oferta o cotización en los siguientes casos:
a. Cuando de la investigación de mercados se concluya que hay un número plural no superior a cinco (5) proveedores.
b. Cuando del análisis de riesgos asociados a la continuidad y oportunidad de la adquisición de un bien o servicio, se concluya que es conveniente llamar a todos los proveedores que cumplan dicha condición, sin exceder el número máximo de 5 de ellos.
c. En los casos en que, por disposición legal o regulatoria, se deba invitar a un número de oferentes que cumpla con determinada calidad o condición.
d. En los procesos de contratación local o regional, conforme al procedimiento definido para el efecto. Cuando exista un solo proveedor en la región, podrá adelantarse la contratación a través de una solicitud única de oferta.
e. En los procesos de contratación social, conforme al procedimiento definido para el efecto. Cuando en el lugar de ejecución solo exista una junta de acción comunal o asocomunal, se podrá adelantar una solicitud única de oferta.
f. En la adquisición de un bien o servicio con varios proveedores que hagan parte del proyecto de desarrollo de proveedores de las empresas del Grupo EPM y hayan alcanzado el objetivo planteado en el respectivo proyecto. La contratación, y específicamente la autorización de inicio, debe darse dentro de los trescientos sesenta y cinco (365) días siguientes a la fecha en la que se determine que el objetivo planteado ha sido alcanzado. Cuando un solo proveedor haga parte del proyecto de desarrollo de proveedores, se podrá adelantar una solicitud única de oferta.
g. En los demás casos en los que se evidencie que, de la aplicación del modelo de abastecimiento estratégico dentro del proceso de gestión de categorías adelantado por la Cadena de Suministro, se haga necesario y conveniente efectuar una solicitud privada de ofertas. El proceso de contratación en el que se acuda a la presente causal, solo puede ser adelantado por la Cadena de Suministro.
Parágrafo 1: La utilización de esta modalidad debe estar plenamente justificada y contar con la autorización del Gerente. Dicha autorización no debe confundirse con la función delegada al competente para aprobar las diferentes etapas del proceso de contratación.
Parágrafo 2. El proceso de contratación que se adelante por solicitud privada de oferta no tendrá que ser publicado en el sistema de información corporativo o en la página web que se destine para ello.
Parágrafo 3. Para adelantar un proceso de contratación a través de solicitud privada de ofertas, sustentado en la utilización de las causales descritas en los literales «a», «c», «d», «e» y «g», se deberá tener en cuenta e invitar a participar a todos los proveedores que se identifiquen en la investigación del mercado.
Solicitud única de ofertas
Se podrá solicitar una (1) oferta en los siguientes casos:
a. La adquisición de bienes y servicios que solamente un proveedor pueda suministrar.
b. La adquisición de un bien para prueba o ensayo, sólo en la cantidad necesaria para su práctica.
c. Los servicios profesionales y también los servicios de capacitación que se pretendan adquirir con determinada persona natural o jurídica, en atención a sus calidades o competencias.
d. Los casos en que la competencia, las circunstancias especiales de oportunidad del mercado, la confidencialidad o las estrategias de negocios lo hagan necesario; cuando se actúe por delegación, a este proceso deberá preceder la autorización del Gerente.
e. La ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor o caso fortuito, o situaciones que puedan interrumpir la continuidad del servicio. Cualquier otra circunstancia que no dé tiempo para adelantar una solicitud pública o privada de ofertas, requerirá autorización del Gerente.
f. La declaratoria de desierto de un proceso de contratación. Esta causal se aplicará siempre y cuando no se modifiquen los requisitos de participación y condiciones técnicas exigidas en la solicitud pública o privada de ofertas que se declaró desierta.
g. Los contratos o convenios que se celebren con personas jurídicas sin ánimo de lucro para impulsar actividades de interés común.
h. Los contratos y convenios que hayan de celebrarse con entidades estatales y los contratos que se celebren con establecimientos de educación superior, conforme a su objeto social.
i. Los contratos que deban celebrarse con personas jurídicas en las que las empresas del grupo tengan participación o inversión directa o indirecta, siempre y cuando se celebre en condiciones iguales o mejores a las del mercado.
j. La ampliación, actualización o modificación de software ya instalado o del soporte del mismo, respecto del cual el propietario tenga registrados tales derechos.
Adicionalmente, los contratos que se celebren con personas naturales y/o jurídicas que ostenten los derechos de propiedad intelectual del bien o servicio a contratar.
k. Las actividades relacionadas con proyectos piloto, con los cuales se pretenda lograr, entre otros, objetivos como:
- 1. Demostrar la viabilidad de nuevas tecnologías y la compatibilidad con los sistemas existentes.
- 2. Ilustrar a los usuarios sobre las capacidades y las bondades de las nuevas tecnologías.
- 3. Adquirir el conocimiento (Know-how) sobre nuevas tecnologías.
l. La ampliación o renovación de plantas o plataforma tecnológica con el proveedor inicial, siempre y cuando presente ventajas comparativas frente a los demás proveedores del mercado.
m. Los contratos de mercadeo y publicidad de los bienes y servicios que provee ESSA, previa autorización del Gerente.
n. Los contratos que se hayan de celebrarse con personas naturales o jurídicas como consecuencia de la existencia de un contrato para la adquisición de bienes o servicios en alguna de las empresas del Grupo EPM o en las que EPM tenga control directo o indirecto. Para el efecto se deberán cumplir las siguientes condiciones: (i) tratarse de los mismos bienes o servicios identificados por sus características o especificaciones técnicas; (ii) el contrato deberá perfeccionarse antes del vencimiento del contrato originario, independiente del término pactado para su ejecución; (iii) la causal sólo se podrá invocar respecto del contrato originario, esto es: el primer contrato celebrado por alguna de las empresas del Grupo; (v) deberá efectuarse el estudio de conveniencia y oportunidad que demuestre que se obtendrán ventajas de carácter económico, comercial o de otra índole.
o. Los contratos que se celebren con aliados estratégicos, a través de los cuales se pretenda lograr alguno de los siguientes objetivos:
- El crecimiento, diversificación, acceso a nuevas tecnologías y obtención de ventajas competitivas para desarrollar el objeto social de ESSA.
- Desarrollar mercados comunes entre las partes integrantes de la alianza estratégica.
- Cuando como resultado de la aplicación del modelo de abastecimiento estratégico, dentro del proceso gestión de categorías efectuado por la Cadena de Suministro, se determine que se pueden obtener mejores condiciones técnicas, económicas y contractuales y se haga necesario y conveniente efectuar una solicitud única de oferta, previa justificación y aprobación del Gerente.
p. Los contratos relacionados con operaciones de crédito, operaciones asimiladas, operaciones de manejo de la deuda y operaciones conexas a todas las anteriores, y los que se celebren con entidades financieras y con bancas de inversión.
q. La celebración de contratos de asociación y riesgo compartido.
r. La adquisición o permuta de bienes inmuebles y cuando estos se tomen a título no traslaticio de dominio.
s. Los contratos de transporte nacional e internacional de carga, agenciamiento de carga, agenciamiento aduanero, servicios aduaneros, almacenaje y demás servicios relacionados con la logística de la distribución física internacional.
t. La celebración de contratos de recaudo.
u. En los demás casos en los que se evidencie que, de la aplicación del modelo de abastecimiento estratégico dentro del proceso de gestión de categorías efectuado por la Cadena de Suministro, se haga necesario y conveniente efectuar una solicitud única de oferta, previa justificación y aprobación del Gerente.
El proceso de contratación en el que se acuda a la presente causal (literal «u»), solo puede ser adelantado por la Cadena de Suministro.
Parágrafo. En los casos previstos en el presente numeral se debe justificar la aplicación de la respectiva causal y, cuando haya lugar a ello, tener como referencia los precios del mercado o las evaluaciones económicas efectuadas por ESSA.
Esquemas especiales de contratación
Las modalidades de selección de contratistas pueden adelantarse a través, entre otros, de los siguientes esquemas especiales de contratación,
- Contratación local o regional
- Contratación social
- Selección de aliados estratégicos
- Suministro con varios proveedores
- Acuerdo de Disponibilidad Técnica
- Compras conjuntas
- Acuerdo Marco de Precios
- Solicitud de Oferta no vinculante