- Conoce cuáles son los correos habilitados para la recepción de facturas electrónicas en EPM y sus filiales.
- Cómo debe ser la estructura que debe llevar el campo “Asunto” del correo.
- Cómo diligenciar los campos técnicos del archivo XML
Buzones:
De cara a la puesta en marcha del nuevo sistema de facturación electrónica y acatando las indicaciones de la DIAN sobre el registro de un ÚNICO CORREO* para la recepción de facturas por empresa, informamos que a partir del 1 de noviembre los buzones habilitados para este fin son los siguiente:
Remitente seguro:
Es importante que se agregue como remitente seguro el siguiente correo electrónico de nuestro operador tecnológico (Cadena S.A.), ya que desde allí, se enviarán los acuses de la factura una vez validada:
[email protected]
Estructura del campo “Asunto”:
Para enrutar adecuadamente las facturas internamente, es importante que proveedores y contratistas conozcan la estructura de datos que debe tener el campo “ASUNTO” al momento de enviar el correo.
Este campo debe contener la siguiente información en el mismo orden en que se presenta a continuación:
|
ASUNTO
*Separa cada dato con punto y coma (;)
|
NIT del facturador electrónico; Nombre o Razón Social del facturador electrónico; Número del documento electrónico; Código del tipo de documento; Nombre comercial del facturador; Línea de negocio*
|
*Línea de negocio:
Hacemos énfasis en este dato, ya que es necesario que el proveedor o contratista lo detalle teniendo en cuenta las siguientes nomenclaturas que están relacionadas de acuerdo a la dependencia a la que va dirigida la factura o nota.
* Para el caso de EPM: Como archivo anexo a este correo, encontrarán el detalle de las dependencias con sus respectivas líneas de negocio.
* Importante: El código de la dependencia debe ser suministrado por el Comprador, Gestor Técnico o Gestor Administrativo del Contrato.
Campos técnicos del archivo XML:
A continuación detallamos cómo se deben diligenciar los campos técnicos del archivo XML para el envío de facturas:
- Correo emisor Tag <cbc:ElectronicMail> de la sección 2 se debe ingresar el correo electrónico de contacto de FE.
- Correo Receptor Tag <cbc:ElectronicMail> de la sección 3 se debe ingresar el correo electrónico que se le ha indicado para el envío de facturas electrónicas.
- Orden de compra Tag <OrderReference>, debe ingresar el tipo y el número de orden de compra que su gestor de contrato le informa para el pago de la factura.
- Centro de Actividad Tag <AccountingCostCode>: Lo informa el gestor o comprador.
Validaciones adicionales para la gestión interna de las facturas en el campo tag <cbc:Note> :
- Código OW del interventor <cbc:Note> posición 1
- Batch de recepción <cbc:Note> posición 2
- Municipio donde presto el servicio <cbc:Note> posición 3
- Pronto pago <cbc:Note> posición 4
- Leyenda de responsabilidad <cbc:Note> posición 5
- Los 5 datos que van a llegar en el campo <cbc:Note>, deben estar separados por el carácter pipeline |; si no existe el dato lo deben dejar vacío y separado por pipeline | para indicar la existencia de cada campo.
*Si tienes dudas sobre los campos técnicos del archivo XML, consulta a tu proveedor tecnológico.
Otros campos que se deben tener en cuenta según la DIAN:
- Estado de la factura: El estado de la factura (tanto el acuse como la aceptación o rechazo del documento) serán informados al correo electrónico consignado por el proveedor en el campo “Electronic Mail” del documento XML.
- Entrega posterior a la facturación:
Cuando se trate de la entrega o prestación de un bien o servicio posterior a la fecha de facturación, el proveedor debe utilizar el campo “Actual Delivery Date” del documento XML.
En este campo se debe informar la fecha de entrega de los bienes y/o prestaciones de los servicios, a partir de la cual se cuentan los tres días hábiles para la aceptación del documento. Esta fecha será la base inicial para contar los días; y en caso tal, dar la aceptación tácita.
*Referencia a la norma según la DIAN: La resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, en su anexo técnico 1.7, capítulo 10.6 de la versión 2020 sobre: “Recepción de factura electrónica, notas débito y notas crédito, e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta”, nos exige como facturadores electrónicos, tener un único correo para la recepción de facturas.
*EPM por ser una empresa industrial y comercial del estado, no tiene certificado de Cámara de comercio.