Entrega de facturas físicas
- No se recibirán facturas y/o documentos físicos en el edificio principal de ESSA.
- Antes de enviar la factura y/o documento al buzón, deben haber realizado la revisión previa con el administrador, como siempre se hace antes de emitir la factura.
- La factura debe venir con el número de la Suborden, el Batch, municipio (s), nombre del administrador y sus respectivos soportes.
- El proveedor y/o contratista debe indicar de manera clara que la factura y/o documento trata del ORIGINAL.
- Es importante que solo sea un remitente (administrador, proveedor y/o contratista) realice el envío a dicho buzón y que nadie más lo efectúe para evitar confusiones y radicaciones dobles.
- Si envían la factura y/o documento a otro buzón destinado para ello, ESSA no se responsabiliza por su trámite.
- Garantizar que la imagen escaneada sea en formato PDF, de modo que la factura y/o documento sea nítido, se vea completa y quede en un solo formato PDF.
- Si el proveedor y/o contratista requiere radicar varias facturas, se deben enviar por separado de manera independiente en formato PDF, es decir, NO se deben incluir varias facturas en un mismo archivo, dado que cada factura se debe radicar individualmente por ser parte de diferentes transacciones.
- Recordamos que la factura solo se recibe hasta la fecha de cierre dado que posterior a esta fecha no se tramitará. Las fechas de cierre son: abril 27 y mayo 26.
- ESSA notificará vía correo electrónico por el mismo buzón el número bajo el cual quedó radicado la factura y/o documento
Una vez terminada la contingencia actual, el administrador del contrato y/o trabajador que genera la suborden, será el responsable de que las facturas y/o documentos originales sean enviados a las instalaciones ESSA en físico informando claramente que corresponden a las enviadas vía correo en el período de la contingencia.
Cualquier duda, por favor comunicarse con su administrador o al número (6) 33 9767 extensión #1655
Facturación electrónica
Quienes actualmente tienen implementada la facturación electrónica seguirán enviándola como lo han hecho hasta el momento al buzón [email protected] dado que la anterior indicación solo aplica para los proveedores y/o contratistas que aún facturan de manera física.
Pagos en cheque
En atención a la cuarentena dispuesta por el Gobierno Nacional y teniendo de cuenta que la expedición, firma y entrega de cheques no son tareas que hagan parte integral de las actividades excepcionales consignadas en el decreto 457 de 2020 del Ministerio del interior les informamos que desde el 30 de marzo del 2020 se suspenden los pagos en cheque en las instalaciones de ESSA
Para cumplir con las obligaciones económicas dentro de los plazos establecidos, solicitamos a los proveedores y contratistas que tienen este medio de pago, enviar los datos de cuenta bancaria y certificado de la entidad financiera de existencia de la misma a los administradores de los contratos.
En caso de que los proveedores y/o beneficiarios deseen esperar el pago hasta dicha fecha, ESSA informa que no se reconocerá intereses por los días de retraso en dicho pago.
ESSA agradece a la comunidad por entender los inconvenientes que se puedan presentar por estas medidas, las cuales se toman para contribuir a las acciones locales, regionales y nacionales, que permitan impedir la propagación del COVID-19 y proteger la salud de la comunidad en general de nuestra área de influencia.
Conoce nuestros procesos
ESSA cierra temporalmente sus oficinas
En atención a las últimas disposiciones relacionadas con la emergencia de salud pública y como medida de prevención ante el COVID-19, desde el viernes 20 de marzo se suspendió el servicio presencial en las oficinas de atención para clientes y usuarios de ESSA. Una decisión que estará vigente hasta que las autoridades competentes declaren oficialmente que se tienen las condiciones para reanudar la atención al público a través de este canal.
Conoce el comunicado completo clic Aquí