Detalle Boletines PyC

• Actualización del registro en Ariba como proveedor del Grupo EPM.
• Conoce sobre el envío de Facturas Electrónicas a ESSA.
• Reporte de evaluación de desempeño.
• ¿Sabes cómo registrar el valor de tu oferta?
• ¡Participa de nuestras compras operativas!
• Recuerda la política de Proveedores y Contratistas.

Actualización del registro en Ariba como proveedor del Grupo EPM

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El próximo 31 de marzo a partir de las 6:00 p.m. deberás ingresar al perfil de tu empresa en la plataforma Ariba y actualizar la información de los campos nuevos y de los documentos que tengas que renovar por vigencia, solo así podrás continuar participando de nuestros eventos: procesos de contratación y tareas en ejecución.

¿Cuál será la información que debes actualizar?

- Aceptación de las declaraciones y autorizaciones especiales.

- Seleccionar los bienes y servicios que ofrece la organización según la clasificación de categorías del Grupo EPM.

- Estados Financieros con corte fiscal a 31 diciembre de 2022 o a la fecha de cierre que aplique en tu país de origen.

- Adjuntar, si cuentas con ellos, Certificados Gases Efecto Invernadero o Carbono neutral.

- Si cuentas con experiencias de contratos ejecutados y finalizados, deberás relacionar las categorías y subcategorías y el porcentaje certificado según el objeto del contrato.

- Sostenibilidad: actualizar las respuestas de acuerdo con las nuevas opciones.

Recuerda que para participar en nuestros procesos de contratación el primer paso es el registro. Ingresa a Ariba a través de este enlace https://grupoepm.supplier-eu.ariba.com/ y realiza el proceso.

• Aquí tienes un video tutorial sobre cómo hacer el registro: https://youtu.be/GyOgP7E9k-M.
   
• Consulta aquí la Guía de Usuario como proveedor (si ya tienes una cuenta creada en Ariba para otros clientes, puedes enlazarla con la del Grupo EPM – página 6).
   
• Consulta la información a detalle   para el registro en Ariba, haz clic y descarga el plegable: Registro en Ariba. 

En caso de que presentes dificultades con la herramienta, tenemos a tu disposición las siguientes opciones:

Opción 1:

- Ingresa   al "Centro de Ayuda", ubicado en la opción de "Ayuda" de la esquina superior derecha de la aplicación ARIBA.

- Digita   tu inquietud para consultar la ayuda documentada.

- En caso de no encontrar solución, selecciona   la opción "Obtenga ayuda por teléfono", envía   los datos solicitados y espera   la llamada del asesor de Ariba.  

Opción 2:

- Llama   en Medellín al   380 55 56  - opción 4 o a la línea gratuita nacional (Colombia)  01 8000 51 55 52  - opción 4. 

Además, te compartimos para tu consulta algunos tutoriales para conocer cómo administrar las cuentas de usuario en ARIBA:   https://goo.gl/w2BdWG

Conoce sobre el envío de Facturas Electrónicas a ESSA

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Proveedores y contratistas queremos compartirles información de interés sobre la recepción de facturas electrónicas:

1. 1. Ten presente que el buzón habilitado para la recepción de facturas electrónicas en ESSA es   [email protected].

1. Además, es importante que agregues como remitente seguro el buzón [email protected] de nuestro operador tecnológico (Cadena S.A.), ya que desde allí, se enviarán los acuses de la factura una vez esté validada.

1. 2. Te contamos cómo debe ser la estructura que debe llevar el campo   “asunto”   del correo:

 Para enrutar adecuadamente las facturas internamente, es importante que conozcas la estructura de datos que debe tener el campo “asunto” al momento de enviar el correo. Este campo debe contener la siguiente información en el mismo orden en que se presenta a continuación:

ASUNTO
*Separa cada dato con punto y coma (;).
NIT del facturador electrónico; Nombre o Razón Social del facturador electrónico; Número del documento electrónico; Código del tipo de documento; Nombre comercial del facturador;  Línea de negocio*.

*Línea de negocio:  hacemos énfasis en este dato, ya que es necesario que el proveedor o contratista lo detalle teniendo en cuenta las siguientes nomenclaturas que están relacionadas de acuerdo a la dependencia a la que va dirigida la factura o nota.

*Importante:  el código de la dependencia debe ser suministrado por el Comprador, Gestor Técnico o Gestor Administrativo del Contrato. 

3. 3. Conoce cómo diligenciar los campos técnicos del archivo   XML   para el envío de facturas:

• Correo emisor Tag <cbc:ElectronicMail> de la sección 2   se debe ingresar el correo electrónico de contacto de FE.
• Correo Receptor   Tag <cbc:ElectronicMail> de la sección 3   se debe ingresar el correo electrónico que se le ha indicado para el envío de facturas electrónicas.
• Orden de compra   Tag <OrderReference>, debe ingresar el tipo y el número de orden de compra que su gestor de contrato le informa para el pago de la factura. (Ten   presente que se debe indicar el nombre y número de la orden sin espacios por ejemplo OW56564).
• Centro de Actividad   Tag <AccountingCostCode>: lo informa el gestor o comprador.
   

​Validaciones adicionales para la gestión interna de las facturas en el campo tag  <cbc:Note> :

• Código OW del interventor   <cbc:Note>  posición 1
• Batch de recepción   <cbc:Note>  posición 2
• Municipio donde presto el servicio   <cbc:Note>  posición 3
• Pronto pago   <cbc:Note>  posición 4
• Leyenda de responsabilidad   <cbc:Note>  posición 5
• Los cinco datos que van a llegar en el campo   <cbc:Note>,  deben estar separados por el carácter   pipeline |; si no existe el dato lo debes   dejar vacío y separado por pipeline | para indicar la existencia de cada campo.
   

*Si tienes dudas sobre los campos técnicos del archivo XML, consulta a tu proveedor tecnológico.

Documentos en la factura electrónica:

• PDF y XML deberán estar dentro de una carpeta .ZIP
• Documentos anexos deberán estar en carpeta .ZIP
• Facturacion tradicional no tiene cambios en la presentación del soporte.

*Referencia a la norma según la DIAN: la resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, en su anexo técnico 1.7, capítulo 10.6 de la versión 2020 sobre: “recepción de factura electrónica, notas débito y notas crédito, e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta”, nos exige como facturadores electrónicos, tener un único correo para la recepción de facturas.

Evaluación de desempeño

Si eres parte de nuestras empresas contratistas, te   recordamos que una vez recibas   la notificación de la evaluación de desempeño que gestores técnicos y administrativos generan en el sistema de información ARIBA, cuentas con cinco (5) días hábiles para aceptarla o rechazarla.

Ten en cuenta que, en este mismo espacio es posible consultar las medidas de apremio que tienen los contratos en ejecución o los finalizados, el reporte sobre incumplimientos graves que haya tenido un contratista en el grupo y también el resultado obtenido por las compras operativas.

Te invitamos a consultar la guía metodológica para la evaluación de desempeño de contratistas   haciendo clic en el botón.

Guía Metodológica Evaluación Desempeño Contratistas 

¿Sabes cómo registrar el valor de tu oferta?

Proveedor y contratista, queremos contarte que para registrar el valor de tu oferta debes diligenciar el Excel de ítems y cantidades del RFP o  el campo habilitado en el sistema para recibir oferta según se indique en cada proceso contractual Ariba o compra operativa; recuerda que no es necesario que informes a los trabajadores de ESSA el valor de tu oferta.

En caso de que presentes inconvenientes o tengas alguna duda,  comunícate con:

• Procesos en Ariba: en Medellín (Colombia) a la línea telefónica +57 604 380 55 56  opción 4.
• Línea gratuita nacional (Colombia): 01 8000 51 55 52 opción 4.
• Procesos Compra Operativa: descarga aquí el Manual Tecuento o comunícate con el comprador del proceso. 

¡Participa de nuestras compras operativas!

Recuerda que ahora puedes consultar nuestra proyección de compras operativas-menores desde nuestra página web.  La proyección de la vigencia 2023 está disponible para que conozcas los procesos que se realizarán en el año y te prepares para participar en estos. 

Consulta las compras operativas

Así mismo, te invitamos a   seguirnos y estar atento a nuestras redes sociales, donde publicamos las convocatorias para participar en los  procesos de compra operativa y también de contratación. Los cuales también puedes consultar periódicamente en la plataforma    Te Cuento. 

• Facebook: ESSA Grupo EPM
• LinkedIn: ESSA Grupo EPM
• Twitter: ESSA Grupo EPM

Recuerda la política de Proveedores y Contratistas

El Grupo EPM,  se compromete en su relación con proveedores y contratistas, a trabajar con ellos en la construcción y conjunción de capacidades, fortalezas y conocimientos para lograr el desarrollo sostenible del entorno y la generación de valor para cada una de las partes y la sociedad en general, aplicando criterios legales, principios éticos y de equilibrio económico, social y ambiental.